AI Destekli KBÜ Mesleki Uygulama Yönetim ve Değerlendirme Sistemi

Mesleki uygulama derslerinin rotasyon kurasından yoklamaya, haftalık öğrenci raporundan not aktarımına kadar tüm sürecini tek sistemde toplayan; şeffaf, izlenebilir ve ölçülebilir bir yönetim ve değerlendirme yazılımı.

Çözdüğü problem

Mesleki uygulama dersleri, kâğıt üzerinde basit görünen ama sahada yönetmesi en zor derslerden biridir. Öğrenciler farklı hastanelere, farklı günlerde, farklı birimlere dağılır; yoklamayı alan hocalar çoğu zaman programın kendi öğretim elemanları değildir; dönem sonunda ise ortaya herkesin farklı ölçütlerle verdiği notlar çıkar. Biz de programımızda tam olarak bu tabloyla karşılaşıyorduk. Gözetmen hocalarımız program dışından olabildiği için öğrenci değerlendirmelerinde ciddi farklılıklar oluşabiliyordu. Haftalık uygulama yoklamalarını ilgili hocalarımızdan teslim almak başlı başına bir takip işine dönüşüyordu. Öğrenciler yaz stajında zaten staj defteri doldurduğu için dönem içinde ikinci bir defter yazdırmak öğrencide tükenmişlik yaratıyordu. Dönem başında hangi öğrencinin hangi gün hangi hastaneye gideceğini belirlemek koordinatör hocanın hem inisiyatifine hem de iş yüküne kalıyordu. MEDEK süreçlerinde kanıt sunmanın zorluğu ise bunların üzerine ekleniyordu.

Nasıl çalışıyor

Bu sorunların hepsini ortadan kaldıracak şekilde, programımız bünyesinde kendi yazılımımızı geliştirdik. Sistem dönem başında öğrencilere rotasyon kurasını otomatik olarak çekiyor; kimin hangi gün, hangi hastanede ve hangi birimde olacağı koordinatörün inisiyatifine bırakılmadan belirleniyor. Gözetmen hocalarımız sisteme girdiğinde yalnızca kendi gün ve hastanesindeki öğrencileri görüyor, yoklamayı oradan alıyor ve program başkanlığınca belirlenmiş değerlendirme kriterlerinden oluşan ortak şablona göre puanlama yapıyor. Böylece herkes aynı maddeleri, aynı ağırlıklarla değerlendiriyor. Öğrenciler ise kendi şifreleriyle sisteme girip, o dönem için belirlenen rapor formatındaki sorulara cevap vererek haftalık gözlemlerini doğrudan ders koordinatörüne aktarıyor; defter doldurma yükü ortadan kalkıyor.

Değerlendirme ve yapay zekâ

Sistemin ayırt edici tarafı, değerlendirmenin de dijitalleşmiş olması. Ders koordinatörü haftalık öğrenci raporlarını yapay zekâ desteğiyle analiz edebiliyor: sistem her soru için güçlü ve eksik yönleri çıkarıyor, öğrenciye verilebilecek geri bildirimi öneriyor ve bir puan tavsiyesi sunuyor. Bu öneriler koordinatöre yardımcı olmak içindir; son değerlendirme her zaman koordinatöre aittir ve puan da yorum da elle değiştirilebilir. Rapor koordinatör tarafından onaylanabilir, düzeltmeye gönderilebilir veya taslak olarak saklanabilir. Ayrıca haftalık rapor puanlarının öğrenciye ne zaman görüneceği hafta bazında ayrı ayrı açılıp kapatılabiliyor; böylece değerlendirme tamamlanmadan not paylaşımı yapılmıyor.

Notlandırma

Notun nasıl oluştuğu ise tartışmaya kapalı bir formüle bağlandı. Bu dönem gözlemci değerlendirmeleri için %50, koordinatör rapor değerlendirmeleri için %50 oran belirledik ve sisteme tanımlanan bu katsayılarla öğrenci bazlı total puan hesaplanıyor. Bunun üzerine devamsızlık cezaları ekleniyor: uygulamaya gitmeme haftalık −5 puan, teorik derse gitmeme haftalık −2,5 puan. Sonuçta vize ve final puanları oluşuyor ve OBS'ye aktarılıyor. Öğrenci kendi panelinden aktif haftasını, teorik ve uygulama devamsızlığını, ceza puanı önizlemesini ve rapor ilerlemesini anlık olarak görebiliyor; yani notunun nereden geldiğini dönem sonunu beklemeden biliyor. Koordinatör tarafında ise yoklama, değerlendirme ve rapor durumları hafta hafta renk kodlu kontrol panellerinde izleniyor ve tüm veriler Excel/CSV olarak dışa aktarılabiliyor — bu da MEDEK ve benzeri akreditasyon süreçlerinde kanıt sunmayı bir raporlama işine indiriyor.

Neler var

• Otomatik rotasyon kurası
• Gözetmen bazlı yoklama ve ortak şablonla puanlama
• Haftalık öğrenci raporu
• AI destekli rapor analizi ve puan önerisi (son karar koordinatörde)
• Hafta bazlı not görünürlüğü
• Koordinatör, yoklama ve değerlendirme kontrol panelleri
• Katsayı ve ceza puanı ile otomatik not hesabı
• Excel/CSV dışa aktarım