KBÜ TDS Oryantasyon ve İlerleme Takip Sistemi

KBÜ TDS Oryantasyon ve İlerleme Takip Sistemi

Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik programına yeni başlayan öğrencilerin üniversiteyi, programı, kuralları ve kampüs hayatını telefonlarından adım adım öğrendiği; her bölümün sonundaki kısa sorularla kalıcılığı ölçen ve program başkanlığına kimin yüzde kaçta olduğunu gösteren bir oryantasyon sistemi.

Çözdüğü problem

Oryantasyon, öğrencinin üniversitedeki ilk günüdür; ama çoğu zaman tek bir sunumla sınırlı kalır. Biz de programımıza yeni gelen öğrencilere onlarca slaytlık bir sunum yapıyor; tek oturumda üniversiteden yüksekokula, ders planından staja, not sisteminden devam zorunluluğuna, KVKK'dan kampüs olanaklarına kadar her şeyi anlatmaya çalışıyorduk. Sunum bittiğinde bilgi de dağılıyordu: duyurular WhatsApp kanalında, sınıf iletişimi Teams'te, notlar OBS'de, yönetmelikler yüksekokul sitesinde kalıyordu.

Üstelik kurallar değişiyordu. 2026-2027'den itibaren geçerli yeni ölçme ve değerlendirme esaslarıyla final ve dönem notu alt sınırı 50'ye çıktı; bir önceki yılın sunumundaki not kuralları artık geçersizdi. En önemlisi, oryantasyondan sonra hangi öğrencinin neyi gerçekten öğrendiğini bilmemizin bir yolu yoktu.

Nasıl çalışıyor

Oryantasyonu tek seferlik bir sunumdan, öğrencinin kendi hızında tamamladığı bir sürece dönüştürdük. Öğrenci, öğrenci numarasıyla giriş yapıyor ve karşısına "Hoş geldin" ekranıyla birlikte ilk hafta yapılacaklar listesi çıkıyor: WhatsApp kanalına katılmak, Teams sınıf ekibine girmek, e-yoklama uygulamasını kurmak, kurumsal e-postayı ve Wi-Fi şifresini etkinleştirmek, LinkedIn profili açmak. Öğrenci tamamladıklarını işaretliyor.

Asıl içerik, oryantasyon sunumunun akışıyla aynı dokuz bölümde: Bizi Tanıyın, Programımız, Sahada, Kurallar, Etik ve Kalite, Kariyer, Kampüs, İletişim ve Sık Sorulan Sorular. Yüksekokul yönetimi, bölüm başkanlığı ve program kadrosu fotoğraflarıyla; dört dönemlik ders planı AKTS'leriyle; not sistemi örneklerle ve bir not hesaplayıcıyla anlatılıyor. Öğrenci vize ve finalini yazıyor, dönem notunu ve 50–50 kuralına göre geçip geçmediğini anında görüyor.

İlerleme takibi ve bölüm sonu soruları

Sistemin ayırt edici tarafı, oryantasyonun ölçülebilir olması. Her bölümün sonunda o bölümün en önemli bilgisini soran kısa sorular var: programımızın hangi bölüme bağlı olduğu, teorik derslerde devam oranı, vizesi yüksek finali düşük bir öğrencinin dersten geçip geçmeyeceği, hasta mahremiyetinde neyin doğru olduğu gibi. Yanlış cevap kırmızıyla işaretleniyor ve öğrenci bölüme dönüp yeniden deneyebiliyor; doğru cevap yeşile dönüp kilitleniyor. Ana sayfadaki ilerleme halkası öğrencinin yüzde kaçta olduğunu ve sıradaki bölümü gösteriyor; "Devam et" düğmesi onu kaldığı yere götürüyor.

Program başkanlığı tarafında ise bir yönetim paneli var. Öğrenci listesi Excel'den kopyalanıp yapıştırılarak yükleniyor. Panelde öğrenci sayısı, ortalama ilerleme, oryantasyonu tamamlayan ve hiç giriş yapmayan öğrenci sayısı ilk bakışta görülüyor. Liste "en az ilerleyen önce" sıralanabiliyor; bir öğrenciye dokununca eksik kalan bölüm ve sorular açılıyor. Tüm tablo Excel'e aktarılabiliyor; bu da danışmanlık görüşmelerinde ve MEDEK süreçlerinde oryantasyonun kanıtını tek tıkla sunmayı sağlıyor.

Tasarım ve mahremiyet

Öğrencilerimizin neredeyse tamamı siteye telefondan giriyor; bu yüzden her ekran önce telefonda tasarlandı. Giriş ekranı en küçük telefonda bile kaydırmadan sığıyor, menü tek dokunuşla açılıyor, tablolar telefonda kart listesine dönüşüyor. Sistem üniversite sunucusunda, yalnızca kampüs ağında çalışıyor; yazı tipinden simgelere kadar hiçbir şey dış kaynaktan yüklenmiyor.

Programımız KVKK'nın merkezde olduğu bir alan; sistemin de buna örnek olması gerekiyordu. Yalnızca oryantasyon için gereken en az veri tutuluyor: öğrenci numarası, ad soyad, tamamlanan bölümler ve soru cevapları. Giriş ekranında öğrenciye hangi bilginin neden tutulduğu açıkça yazıyor; veriler dönem sonunda tek düğmeyle siliniyor. Teyit edilmemiş hiçbir bilgi öğrenciye gösterilmiyor.

Neler var

• • Öğrenci numarasıyla giriş, telefon öncelikli arayüz
  • İşaretlenebilir ilk hafta yapılacaklar listesi
  • Sunum akışında dokuz bölüm, fotoğraflı kadro ve dört dönemlik ders planı
  • Not hesaplayıcı ve 50–50 kuralının örneklerle anlatımı
  • Bölüm sonu soruları, anında doğru/yanlış geri bildirimi
  • Öğrenci için ilerleme yüzdesi ve "kaldığın yerden devam et"
  • Yönetim paneli: toplu liste yükleme, ilerleme sıralaması, eksik adımlar
  • Excel/CSV dışa aktarım ve dönem sonu tek tıkla veri silme

Künye

• • Kurum: Karabük Üniversitesi
  • Rol: Program Başkanı, Yazılım Geliştirici & Sistem Analisti
  • Tarih: Eylül 2026 – devam ediyor
  • Teknolojiler: Astro, TypeScript, Node.js, SQLite, CSS
  • Öne çıkanlar: Rol bazlı yetkilendirme · Mobil öncelikli tasarım · İlerleme takibi · Excel/CSV dışa aktarım