MANTSoft TÖSS Modülü

Özel Medikar Hastanesi'nde Tamamlayıcı ve Özel Sağlık Sigortası (TÖSS) hastalarının kayıt, provizyon, onay ve faturalama süreçlerini tek bir birimin tekelinden çıkarıp tüm bankolara yayan; sözleşmeye göre faturalamayı saniyeler içinde ve kuruşu kuruşuna yapan modül.

Çözdüğü problem

Hastanede tamamlayıcı ve özel sağlık sigortalı hastaların bütün işlemleri — kayıt, provizyon, onay, ödeme — zemin kattaki Anlaşmalı Kurumlar biriminden yürütülüyordu. Hasta muayene için birinci kata çıksa da, radyoloji için bodrum kata inse de her provizyon ve ödeme adımı için yeniden zemin kata gelmek zorunda kalıyordu; bu da zaman zaman ciddi hasta memnuniyetsizliğine yol açıyordu. İşlemleri biten hastaların faturalarının ilgili sigorta şirketiyle yapılan sözleşmeye göre hazırlanması ise haftaları, kimi zaman ayları buluyordu. Meddata HBYS yazılımı hasta kartına işlem ücretlerini sözleşmeye göre atayamadığı için, karttaki her kalem birim personeli tarafından sözleşmeye tek tek bakılarak elle hesaplanıyordu. Özellikle uzun süreli yatan hastaların kartlarının faturalandırılması aylar sürüyor, birimdeki personel dışında bu işi yapabilecek kimse de bulunmuyordu. Geri ödemeler zaten faturalamadan üç ay geriden geldiği için, faturalamadaki her gecikme kurumun tahsilatını çok daha ileriye taşıyordu. Bunun üzerine bir de yılbaşı gibi dönemlerde TTB ücretlerine yapılan zamların sigorta şirketlerinin provizyon sistemlerine zamanında yansımaması ekleniyor, sözleşmeye hâkim olmayan personel farkında olmadan eski ücretlerle faturalama yaparak kuruma mali kayıp yaşatabiliyordu.

Nasıl çalışıyor

Çözümün ilk adımı yazılım değil, veriydi. Hasta Hizmetleri Müdürü Ferhat Buday'ın desteğiyle, hastanenin yapmış olduğu bütün Özel Sağlık Sigortası ve Tamamlayıcı Sağlık Sigortası anlaşmaları kalem kalem dijitale aktarıldı ve sisteme işlendi; böylece hangi şirketin hangi kalemi hangi bedelle karşıladığı artık bir klasörde değil, sorgulanabilir bir veri kümesinde duruyor. Bu zemin, daha önce yürüttüğüm Hizmet Ağacı Yenileme Projesi sayesinde zaten sağlamlaşmıştı; hizmet tanımları ve kodları doğru olmadan sözleşme eşleştirmesi de mümkün olmazdı. Yazılım tarafında personelin gördüğü ekran bilinçli olarak sade tutuldu: kullanıcı hastanın protokol numarasını yazıyor, "Göster" düğmesine bastığında hasta bilgileri ve bağlı olduğu kurum bilgileri ekrana geliyor. Doğru kişi olduğu teyit edildikten sonra "Güncelle" düğmesine basılması yeterli; yazılım saniyeler içinde hasta kartındaki tüm işlemleri, ilaçları, ameliyatları ve hizmetleri sözleşmeye göre yeniden fiyatlandırıyor, sözleşme gereği eklenmesi gereken ek hizmetleri de otomatik olarak karta atıyor.

Ne değişti

En görünür değişiklik hastanın yürüdüğü mesafede oldu. İlgili sigortalı hastalar artık kayıt ve provizyon işlemlerini hastanenin tüm bankolarından yaptırabiliyor, aynı bankolar faturalama işlemini de tamamlayabiliyor; kimse tek bir birime bağımlı değil. Ferhat Bey'in ekibine verdiği eğitimle birlikte Anlaşmalı Kurumlar birimi kayıt birimi, provizyon birimi ya da faturalama birimi olmaktan çıkıp yalnızca son kontrol birimine dönüştü. Faturalar haftalar yerine saniyeler içinde ve kuruşu kuruşuna hazırlanıyor; uzun süreli yatan hastaların kartları da artık aylarca bekletilmiyor. Faturalama gecikmesi ortadan kalktığı için üç ay geriden gelen geri ödemeler de kurumun planladığı takvime oturdu. Sözleşme bilgisi sistemde tutulduğundan, TTB ücretlerine yapılan zamların gözden kaçması ve eski ücretle faturalama kaynaklı mali kayıplar da son buldu. Hastalar açısından sonuç en yalın hâliyle şu oldu: işlemini nerede yaptırıyorsa ödemesini de orada tamamlıyor.

Neler var

• Tüm ÖSS ve TSS anlaşmalarının kalem kalem dijitalleştirilmesi
• Protokol numarasıyla tek ekrandan hasta ve kurum sorgulama
• Tek tuşla, sözleşmeye göre otomatik yeniden fiyatlandırma
• Sözleşme gereği ek hizmetlerin karta otomatik atanması
• Tüm bankolardan kayıt, provizyon ve faturalama yetkisi
• Anlaşmalı Kurumlar biriminin son kontrol rolüne dönüşmesi
• Güncel TTB/sözleşme fiyatlarıyla çalışarak mali kayıp riskinin ortadan kalkması